明确写作目标与公文类型

在使用AI进行公文写作时，首要任务是明确写作目标和公文的具体类型。不同的公文类型，如通知、请示、报告、函件等，其结构、语气和用词都有显著差异。例如，通知通常语气正式、简洁明了，而请示则需要体现下级对上级的尊重与请示意图。因此，在输入提示词时，应首先说明公文的种类，以便AI能够准确匹配相应的格式和语言风格。

此外，还需明确公文的用途和预期效果。是为了传达信息、申请资源，还是汇报工作进展？不同的目的决定了内容的侧重点。例如，一份工作汇报应突出成果与问题分析，而一份请示文件则需强调必要性与可行性。清晰的目标有助于AI生成更具针对性和实用性的内容，避免内容空泛或偏离主题。

提供具体背景与关键信息

AI生成高质量公文的前提是获得充分的信息输入。提示词中应包含必要的背景信息，如发文单位、收文对象、事件背景、时间节点等。例如，“请以市教育局名义向各区教育局发送一份关于开展秋季校园安全检查的通知”，这一提示明确了主体、对象和事项，使AI能准确构建公文框架。

同时，应列出需要包含的关键内容要点。比如在撰写一份项目请示时，提示词中可注明“需包含项目背景、预算明细、实施计划和预期效益”。这样AI在生成内容时会逐一覆盖这些要素，确保信息完整。避免使用模糊表述，如“写一份关于工作的报告”，而应具体化为“撰写一份关于2024年上半年信息化建设进展的报告，重点说明系统上线情况与存在问题”。

规范语言风格与格式要求

公文写作对语言风格有严格要求，通常需正式、严谨、简洁，避免口语化或情感化表达。在提示词中应明确指出语言风格的倾向，例如“使用正式、客观的语气，符合行政机关公文规范”。部分单位还有特定的术语或惯用表达，也可在提示中说明，如“使用‘特此通知’作为结尾语”或“标题采用‘关于……的通知’格式”。

此外，格式规范也是提示词中不可忽视的部分。可要求AI按照标准公文格式生成，包括标题、主送机关、正文、落款、附件说明等要素。例如，“请生成一份完整的请示文件，包含标题、主送单位、正文三段式结构、落款单位与日期，并在文末注明‘附件：项目预算表’”。通过细化格式要求，能够大幅提升AI输出内容的可用性，减少后期修改成本。